KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
A. Definisi Komunikasi
Istilah organisasi berasal dari perkataan latin organizare yang berarti yang berarti to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi). Jadi secara harfiah organisasi itu berarti panduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Organisasi menurut Schein (1982) adalah “Suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoriter dan tanggung jawab” (Schein, 1982;25).
Beberapa pengertian komunikasi dapat dilihat pada beberapa pendapat berikut ini:
Robin (1996) mengatakan bahwa komunikasi mencakup baik pentransferan makna maupun pemahaman makna. Gibson et.al mengemukakan komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dengan menggunakan tanda-tanda yang sama (1992). Menurut James G. Robbin dan Barbara S. Jones (1982), dalam bukunya Effective for Today Manajer, bahwa: “Komunikasi adalah suatu tingkah laku, perbuatan, atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna. Atau lebih jelasnya lagi komunikasi adalah suatu pemindahan , atau penyampaian informasi mengenai fikiran dan perasaan”.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).
Komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214).
Price (1997) mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai derajat atau tingkat informasi tentang pekerjaan yang dikirimkan organisasi untuk anggota dan diantara anggota organisasi. Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah untuk membentuk saling pengertian (mutual understanding) sehingga terjadi kesetaraan kerangka referensi (frame of references) dan kesamaan pengalaman (field of experience) diantara anggota organisasi. Komunikasi organisasi harus dilihat dari berbagai sisi yaitu pertama komunikasi antara atasan kepada bawahan, kedua antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, ketiga adalah antara karyawan kepada atasan.
Pincus (1986) menemukan komunikasi berhubungan positif dengan kinerja, tetapi tidak sekuat hubungan antara komunikasi dengan kepuasan. Chen et al., (2006) menyatakan komunikasi organisasi berhubungan positif dengan komitmen organisasi dan kinerja dan berhubungan negatif dengan tekanan pekerjaan. Namun demikian Rodwell (1998) menyatakan bahwa variabel komunikasi berhubungan negatif dengan kinerja.
Komunikasi pada prinsipnya mengadakan hubungan sesuai dengan perkataan di atas disebutkan pemindahan atau penyampaian atau pengoperan lambang-lambang (biasanya dalam bentuk kata-kata) untuk merubah tingkah laku orang lain. Hal ini juga dikatakan oleh Pang Lay Kim dan Hazil (1981) bahwa komunikasi sesungguhnya, adalah lebih luas dari pada hubungan menghubungi saja, juga meliputi cara penyampaian maksud manajemen, mengatakan suatu atau menunjukkan bagaimana sesuatu harus dikerjakan dan sebaliknya ia juga, meliputi syarat bahwa manajemen itu harus mendengarkan pula pendapat orang lain yang dikatakan itu.
Komunikasi yang baik akan menciptakan kepuasan komunikasi, yang mana selanjutnya dapat menunjang pembentukan, pengembangan, dan penghayatan nilai-nilai budaya organisasi pada seluruh anggota organisasi. Dengan menguatnya budaya organisasi maka akan memberikan peluang besar bagi organisasi tersebut untuk menjaga kelangsungan hidup dan perkembangan organisasi karena ia dapat mempertahankan fungsi apadatasinya terhadap persoalan-persoalan eksternal dan fungsi integrasinya dalam menghadapi permasalasahan-permasalahan internal”
(Muluk, 1998).
B. PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari.
Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
a) IDE (gagasan) => Si Sender
b) PERUMUSAN
Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
c) PENYALURAN (transmitting)
Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
d) TINDAKAN
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
e) PENGERTIAN
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.
f) PENERIMAAN
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).
Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.
Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.
Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual. Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.(Internet, 8 November 2012 jam 19:33 http://luckyug.wordpress.com/2012/01/09/komunikasi-dalam-organisasi/)
Komunikasi dapat dilakukan melalui lisan atau tertulis. Dalam komunikasi lisan, pendengar dapat membuat apa speaker coba katakan, tetapi dalam komunikasi tertulis, teks materi di pesan adalah refleksi dari pemikiran Anda. Jadi, komunikasi tertulis atau pesan harus jelas, tujuan dan ringkas dengan kata-kata yang benar, untuk menghindari salah tafsir dari pesan Anda. Komunikasi tertulis memberikan catatan permanen untuk penggunaan masa depan dan juga memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memasang komentar mereka atau saran secara tertulis. Jadi, komunikasi yang efektif sangat penting untuk sukses bekerja dari sebuah organisasi
(Internet, 8 November 2012 jam 19:33 http://nurqashriannisa.blog.perbanas.ac.id/2011/12/15/pentingnya-komunikasi-dalam organisasi/)
C. BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Menurut Moore (1988:89) pada pokoknya komunikasi adalah: pusat dan minat dari suatu situasi perilaku dimana suatu sumber menyampaikan suatu pesan kepada seorang penerima dengan tujuan mempengaruhi perilaku si penerima. Di dalam suatu organisasi ternyata komunikasi sangat memegang peranan penting, karena komunikasi adalah alat yang dapat digunakan oleh semua pihak. Tinggal bagaimana suatu pihak mempergunakan dengan tepat , jika komunikasi yang disampaikan tidak tepat maka akan terjadi kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.
Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan, lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical didalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen) (Lawrence D. Brennun)
KOMUNIKASI INTERNAL
Komunikasi di dalam perusahaan atau organisasi terdiri dari:
1. Downward communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.
Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
b)Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972):
1. Metode tulisan
2. Metode lisan
3. Metode tulisan diikuti lisan
4. Metode lisan diikuti tulisan
2. Upward communication
Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah.
Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai
B. Horizontal communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama
C. Cross Horizontal communication
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
KOMUNIKASI EKSTERNAL
Membawa informasi ke dalam dan keluar organisasi. Kesepakatan manajemen untuk melakukan/ dilakukan oleh pihak org/perushaan melalui komunikasi denganpublik luar. Perushahaan bertukar pesan dengan pelanggan penjual ; distributor; pesaing; investor; wartawan; Komunikasi ini sering secara hati hati diatur terutama dalam hati masa kritis ( kasus) bisa juga terjadi secara informal sebagaI bagian operasi bisnis rutin. Kontak Informal dengan dunia luar; sebagai anggota organisasi otomatis menjadi saluran komunikasi dengan dunia luar. .
Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu :
• Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.
• Komunikasi dari khalayak kepada organisasi.
Daftar Pustaka :
Jiwanto, Gunawan., Komunikasi dalam Organisasi, Pusat Pengembangan Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta 1985
http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/465/jbptunikompp-gdl-inneelyane-23241-2-business-2.pdf
http://faculty.petra.ac.id/ido/courses/2_komunikasi_organisasi.pdf
Buku Paket Komunikasi Bisnis, Universitas Gunadarma.
Ronald Adler dan George Rodman, Understanding Human Communication, 1997(Tejemahan)
