Kriteria manager proyek yang baik

Tugas ke 3 V-class PPSI

4KA02 - Pazriah Ulfah
 

 

Kriteria manager proyek yang baik 

              Hampir disetiap perusahaan/corporate melaksanakan manajeman proyek seperti pada industri bangunan dan teknik sipil yang memiliki site agent, contract manager, clerk of works, planning staff, dan general manager sebagai team pelaksana manajemen proyek. Mereka yang tergabung dalam proyek diarahkan kepada suatu tujuan perencanaan proyek, tentu saja ini merupakan tugas dari seorang manajer proyek. Skill yang dibutuhkan seorang proyek manajer ada 4 titik, yaitu kepada Owner, User, Lingkungan, dan Team. Maksudnya, Ketika seorang proyek manager berurusan dengan owner (komisaris perusahaan) dapat memberikan informasi berupa biaya/budget dari segi finansial, serta resiko kedepan yang akan dihadapi. Ketika berbicara dengan user, dapat mengajak untuk menggunakan hasil dari proyek, baik meloby dan bujuk rayu.

 

                Lalu ketika berbicara dengan team tentunya harus memiliki keahlian tehnik, dapat mengarahkan, dan tentunya manajerial skill harus dimiliki. Terakhir ketika berbicara dengan lingkungan dalam hal ini pemerintah/ lingkungan, dapat meminta persetujuan/ izin akan adanya pengadaan proyek tersebut serta mengajak lingkungan untuk mendukung jalannya proyek tersebut. Tugas dan kegiatan pada setiap proyek jumlahnya cukup banya, oleh sebab itu setiap kegiatan harus dirinci dan diperhatikan. Artinya setiap aktifitas/ event proyek punya tenggang waktu, dan biasanya satu sama lainnya kadang berurut meskipun terkadang beberapa proyek saling menyilang pada suatu event yang akan dilaksanakan. Kalau siklus suatu proyek itu di gambarkan secara general mempunyai 4 tahap yaitu tahap penentuan (definisi masalah proyek), perencanaan (membuat jadwal dan anggaran), eksekusi (implementasi poyek), training dan penutupan (pengenalan hasil dari proyek dan buat laporan kepada atasan).

 

Tugas seorang manager adalah bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian. Adapun mekanisme yang diperlukan untuk menyatukan variabel diatas adalah sebagai berikut:  

*Pengarahan yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain. 

* Rancangan organisasi dan pekerjaan. 

* Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan. 

* Sistem komunikasi dan pengendalian. 

* Sistem reward.

Hal tersebut memang tidak mengherankan karena posisi Manajer Proyek memegang peranan kritis dalam keberhasilan sebuah proyek terutama di bidang teknologi informasi. Berikut ini kualifikasi teknis maupun nonteknis yang harus dipenuhi seorang Manajer Proyek: 

• Karakter Pribadinya
• Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
• Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin

Karakter Pribadi yang Harus Dimiliki Seorang Manager Proyek

1. Memiliki pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola olehnya.
2. Mampu bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.
3. Memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.
4. Asertif
5. Memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusia.

Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin

1. Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.
2. Mampu menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
3. Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.
4. Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.
5. Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.
6. Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
7. Mampu mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang disusunnya.
8. Mendelegasikan tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
9. Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.
10. Menjadikan dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.

Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola

1. Memiliki komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan prosedur yang dibuat.
2. Pelaksanakan seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat memuaskan para pengguna/klien.
3. Pernah terlibat dalam proyek yang sejenis.
4. Mampu mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dilaksanakan.
5. Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.
6. Membuat dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.
7. Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.
8. Membangun dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.
9. Memiliki kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.
10. Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.

               Menentukan sebuah proyek sukses atau tidak, tidaklah mudah. Ada beberapa hal yang mempengaruhi hal tersebut, misalnya:

• tidak ada ketentuan yang universal tentang metrik keberhasilan sebuah proyek. Dan dalam proyek, kriteria keberhasilannya jarang didefinisikan secara bersama oleh semua stakeholdernya (pemangku kepentingan).
• dalam banyak kasus, sebuah organisasi mungkin telah menentukan bahwa sebuah proyek sukses walaupun beberapa kriteria sukses yang dinyatakan dalam buku-buku teks (seperti jadwal, biaya, ekspektasi) tentang project management tidak terpenuhi. Bagi organisasi itu sendiri, yang paling penting adalah tujuan organisasinya bisa terpenuhi.
• dalam kasus lain, bisa saja membatalkan sebuah proyek menjadi sebuah kesuksesan, jika terdapat rencana pengambilan keputusan, apakah sebuah proyek ‘go’ atau ‘no go’.

Dari sisi akademis, atau standar yang umum, kriteria sukses biasanya ditentukan oleh:

• Proyek dapat memberikan hasil seperti yang dijanjikan
• Selesai tepat waktu
• Proyek selesai dengan anggaran yang telah disetujui
• Hasil yang berikan memenuhi semua sepesikasi fungsional, kinerja, dan kualitas
• Dapat mencapai maksud dan tujuan awal yang ditentukan
• Memenuhi harapan semua stakeholder
• Menjaga hubungan tetap win-win

Tip untuk menentukan kriteria sukses sebuah proyek adalah mengidentifikasi, mendokumentasi, me-review, serta menyetujui kriteria-kriteria sukses tersebut, pada fase pendefinisian dan perencanaan sebuah proyek.

Referensi :

1. http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2009/03/subhan-keberhasilan-proyek.pdf
2. http://rajapresentasi.com/2014/05/sikap-seorang-manajer-hebat/